Tarkistuslista ennen kuin päätät osallistumisohjeista
Käy läpi kuusi kysymystä, joiden avulla tiedät, ovatko live-ohjelmasi osallistumisohjeet valmiit ja miten asiattomiin viesteihin puututaan rauhallisesti ja johdonmukaisesti.
Miksi lista kannattaa käydä läpi etukäteen
Olen moderoinut yleisökysymyksiä festivaaleilla ja paneeleissa yli kymmenen vuotta, ja huomaan saman asian kerta toisensa jälkeen: ongelmat eivät synny siitä, että yleisö käyttäytyy huonosti, vaan siitä, ettei kukaan ole sopinut etukäteen, mitä huonolle käytökselle tehdään. Kun ensimmäinen asiaton viesti ilmestyy ruudulle kesken lähetyksen, päätös tehdään kiireessä ja usein eri tavalla kuin edellisellä kerralla.
Tämä kirjoitus on tarkistuslista, jonka voit käydä läpi ennen kuin päätät, millaiset osallistumisohjeet ohjelmaasi tulevat. Se ei korvaa kurssin Kunnioittava osallistuminen -moduulia, mutta antaa pohjan keskustelulle tuotannon, juontajan ja moderaattorin kesken.
Syksyn loppu on hyvä aika tähän työhön. Kausi on tauolla tai hiljenemässä, ja ohjeet ehtii hioa rauhassa ennen seuraavia konsertteja, paneeleja ja lavatapahtumia.
Ensimmäinen kysymys: kenelle ohjeet on kirjoitettu
Ohjeet ovat usein kirjoitettu tuotannon omaksi muistilistaksi, vaikka ne on tarkoitettu yleisölle. Lukija on ihminen, joka seisoo aulassa puhelin kädessä ja haluaa lähettää kysymyksen ennen kuin esitys alkaa. Hänellä on kymmenen sekuntia aikaa.
Kirjoita siksi ohjeet yleisön ehdoilla: lyhyesti, selkeästi ja kehotuksina, ei kieltoina. Kerro ensin, millaisia kysymyksiä toivotaan, ja vasta sitten, mitä ei näytetä. Hyvä ohje voi mahtua julisteeseen sisäänkäynnin viereen ja samalle ruudulle kuin lähetyslomake.
Mieti myös, millä kielellä ja missä muodossa ohje esitetään. Jos tapahtumassa on yleisöä, jonka äidinkieli ei ole suomi, lyhyt ohje kahdella kielellä toimii paremmin kuin pitkä ohje yhdellä.
Toinen kysymys: mikä lasketaan asiattomaksi
Asiattoman viestin raja kannattaa kirjata auki ennen tapahtumaa. Yleensä siihen kuuluvat henkilöön kohdistuva herjaus, syrjivä kieli, toistuva mainostaminen ja kysymykset, jotka paljastavat jonkun yksityisiä tietoja. Rajatapaukset ovat vaikeimpia, ja niitä varten tarvitaan sovittu tapa kysyä toiselta moderaattorilta tai tuottajalta.
Erota toisistaan hankala ja asiaton. Kriittinen kysymys esiintyjälle tai paneelin aiheesta ei ole asiaton, vaikka se olisi epämukava. Jos moderaattori poistaa kaiken epämukavan, yleisö huomaa sen ja luottamus kärsii.
Kirjoita ryhmälle muutama esimerkki rajan kummaltakin puolelta. Esimerkit auttavat enemmän kuin yleiset määritelmät, ja ne tekevät päätöksistä johdonmukaisia myös silloin, kun työvuorossa on uusi henkilö.
Kolmas kysymys: kuka puuttuu ja miten
Yksi vastuuhenkilö riittää, kunhan kaikki tietävät, kuka hän on. Useimmiten se on moderaattori, mutta suuremmissa tapahtumissa kannattaa nimetä myös varahenkilö. Juontajan ei pitäisi joutua ratkaisemaan asiatonta viestiä kesken lähetyksen, ellei häneltä ole tätä erikseen pyydetty.
Sovi myös, miten puuttuminen tapahtuu. Rauhallinen tapa on yleensä hiljainen: viesti jätetään näyttämättä, eikä asiasta mainita lavalla mitään. Jos yleisölle täytyy sanoa jotain, juontaja voi muistuttaa ohjeista yleisellä tasolla osoittamatta ketään.
Johdonmukaisuus tarkoittaa, että sama viesti saa saman kohtelun riippumatta siitä, kuka lähettäjä on ja kuka moderoi. Kirjaa päätökset lyhyesti ylös, jotta voit tarkistaa ne tapahtuman jälkeen.
Neljäs ja viides kysymys: toistuva häiriö ja lähettäjän kohtelu
Mitä teet, kun sama lähettäjä tuo esiin asiattomia viestejä uudestaan ja uudestaan? Sovi etukäteen porrastus: ensimmäinen viesti jätetään näyttämättä, toistuva lähettäjä estetään kyseiseltä illalta. Mitään ei tarvitse selitellä julkisesti, mutta päätöksen täytyy olla sama kuin muilla kerroilla.
Mieti myös, miten kohtelet lähettäjää, joka on erehtynyt. Moni asiaton viesti on kirjoitettu hetken mielijohteesta tai väärinkäsityksestä. Jos lähetyslomakkeessa on mahdollisuus korjata viesti, moderaattorin ei tarvitse tehdä päätöstä ollenkaan.
Älä käsittele viestiä rangaistuksena. Tavoite on suojata muuta yleisöä ja esiintyjiä, ei oikaista yksittäistä lähettäjää. Tämä sävy kuuluu myös siihen, miten ohjeet on muotoiltu.
Kuudes kysymys: miten opitaan ja päivitetään
Ohjeet eivät ole valmiit ensimmäisellä kerralla. Tapahtuman jälkeen käy moderaattorin ja tuottajan kanssa läpi kolme asiaa: mitä viestejä jäi epäselväksi, missä ohje oli liian tiukka ja missä liian väljä. Muutama minuutti riittää, kun muistiinpanot ovat tallessa.
Päivitä ohje yhden kerran kaudessa, älä jokaisen tapahtuman jälkeen. Jos ohje muuttuu liian usein, vakiintunut käytäntö hämärtyy ja uudet työntekijät oppivat vääriä asioita.
Kurssilla harjoittelemme tätä kokonaisuutta niin, että kirjoitat omat osallistumisohjeesi ja testaat niitä esimerkkiviesteillä. Lopputulos on ohje, jonka voit ottaa mukaan seuraavaan tuotantoon sellaisenaan.
Kun olet käynyt kuusi kysymystä läpi, sinulla on yleisölle suunnattu ohje, selkeä raja asiattomalle viestille, nimetty vastuuhenkilö ja sovittu tapa toimia toistuvassa häiriössä. Tämä riittää hyvään alkuun. Kirjoita päätökset paperille, jaa ne työryhmälle ennen tapahtumaa ja palaa niihin jälkikäteen. Rauhallinen ja johdonmukainen puuttuminen syntyy valmistelusta, ei lavalla tehdyistä päätöksistä.
