Tarkistuslista ennen kuin päätät, mitä yleisöstä kerätään ja näytetään
Käy läpi kysymykset, jotka kannattaa ratkaista ennen tapahtumaa: mitä tietoja oikeasti tarvitaan, kuka päättää näyttämisestä ja miten lupa pyydetään ja kirjataan.
Miksi lista kannattaa käydä läpi etukäteen
Syksyn tapahtumakaudella huomaan saman asian kurssilla yhä uudelleen: tietosuojasta puhutaan vasta, kun yleisön kysymys on jo valkokankaalla ja lähettäjä istuu kolmannella rivillä. Silloin päätöksiä tehdään kiireessä, eikä kukaan ehdi miettiä, olisiko lähettäjä halunnut nimensä esiin.
Tämä lista on tarkoitettu päätöksen tueksi. Se ei kerro, miten koko moderointi rakennetaan, vaan auttaa ratkaisemaan kolme asiaa: mitä tietoja kerätään, kuka saa nähdä mitä ja milloin lupa pyydetään. Kun nämä on sovittu ennen ohjelman alkua, moderaattorin ei tarvitse arvailla kesken lähetyksen.
Käy lista läpi yhdessä tuottajan, juontajan ja moderaattorin kanssa. Kymmenen minuuttia riittää, jos jokainen kohta saa selkeän vastauksen eikä jää auki.
Mitä tietoja oikeasti tarvitaan
Aloita kysymällä, mitä kysymyslomakkeen jokainen kenttä palvelee. Jos et osaa sanoa, mihin sähköpostiosoitetta käytetään ohjelman aikana, se ei kuulu lomakkeeseen. Useimmissa tapahtumissa riittää kysymysteksti ja vapaaehtoinen etunimi tai nimimerkki.
Erota toisistaan tieto, jota tarvitaan ohjelman sujumiseen, ja tieto, jota olisi vain kiva saada. Jälkimmäisen voi jättää pois ilman, että yleisön kokemus kärsii. Jos jatkoyhteys kysyjään on tarpeen, tee siitä erillinen ja selvästi vapaaehtoinen valinta.
Kerro lomakkeen yhteydessä lyhyesti, kuka tietoja käsittelee, mihin niitä käytetään ja milloin ne poistetaan. Kaksi lausetta riittää, kunhan ne ovat selkeitä ja löytyvät lomakkeen vierestä eivätkä erillisen sivun takaa.
Kuka näkee kysymykset ja missä vaiheessa
Kysymysten matka lähettäjältä lavalle kulkee usein usean ihmisen kautta. Sovi, kuka moderaattoreista näkee alkuperäiset viestit tiedoin ja kuka vain seulotun listan. Mitä harvemmalla on pääsy kaikkeen, sitä helpompi on perustella, miksi tietoa on kerätty.
Mieti myös, missä kysymykset sijaitsevat. Jaettu taulukko, jonka linkki on kiertänyt koko tuotantotiimissä, on tietosuojan kannalta heikko paikka. Käytä pääsyä, jonka voi sulkea tapahtuman jälkeen, ja tarkista, ettei vanhoja pääsyjä jää voimaan.
Juontajalle riittää yleensä lista, jossa kysymys on valmiiksi muotoiltu ja lähettäjän nimi vain silloin, kun lupa on olemassa. Sovi tämä vihjelistan kanssa niin, että juontajan ei tarvitse kysyä lavalla, saako jonkun nimen sanoa ääneen.
Luvan pyytäminen ennen näyttämistä
Tunnistettavan kysymyksen näyttäminen ruudulla tai ääneen lukeminen kaipaa lupaa. Paras hetki pyytää sitä on kysymyksen lähettämisen yhteydessä: yksi valintaruutu, jossa kysyjä päättää, saako nimen näyttää. Oletuksena nimi jätetään pois.
Jos kysymys on poikkeuksellisen henkilökohtainen tai koskee kolmatta osapuolta, pelkkä lomakkeen ruutu ei aina riitä. Silloin moderaattori voi lyhentää tai yleistää kysymystä niin, ettei tunnistettavuutta jää, tai pyytää luvan erikseen ennen kuin kysymys nostetaan esiin.
Kirjaa lupa siellä, missä kysymyskin on, jotta moderaattori näkee sen yhdellä silmäyksellä. Luvan peruuttaminen on myös mahdollistettava: jos kysyjä pyytää poistamaan nimensä, se tehdään ennen seuraavaa näyttökertaa ja mahdollisuuksien mukaan taltioinneistakin.
Poikkeustilanteet ja taltiointi
Live-ohjelma on usein myös tallenne, ja silloin kysymys voi elää kauemmin kuin tapahtuma. Päätä etukäteen, näytetäänkö yleisön kysymykset taltioinnissa nimineen, vai leikataanko tunnistettavat kohdat pois. Kerro valinta yleisölle jo kysymysten keräyksen alussa.
Valmistaudu myös tilanteisiin, joissa joku lähettää toisen ihmisen henkilötietoja tai arkaluonteista tietoa. Moderaattorin ohje on yksinkertainen: viestiä ei näytetä, sitä ei kopioida muualle, ja tuottaja saa tiedon, jos asia vaatii jatkotoimia.
Kirjoita nämä periaatteet yhdelle sivulle ja jaa ne kaikille tapahtumapäivän työntekijöille. Hyvä ohje on lyhyt, koska sitä luetaan vasta kiireessä, kun ohjelma on käynnissä ja ratkaisu pitää tehdä sekunneissa.
Lista yhteen: kysy nämä ennen ohjelman alkua
Kun käyt tarkistuslistan läpi, pidä mielessä yksi periaate: kerää vähemmän kuin luulet tarvitsevasi ja näytä vähemmän kuin luulet voivasi. Molemmat päätökset voi aina myöhemmin laajentaa, mutta kerran paljastettua nimeä ei saa takaisin.
Käytännössä lista tiivistyy viiteen kysymykseen: mitä kerätään, kuka näkee, miten lupa pyydetään, mitä taltioidaan ja milloin tiedot poistetaan. Jos jokaiseen on yhteinen vastaus, tapahtuma on tältä osin valmis.
Tulosta lista vihjelistan viereen tai liitä se samaan tiedostoon. Silloin se tulee luetuksi juuri sillä hetkellä, kun päätöksiä tehdään, eikä jää toimistolle muistiinpanoksi, jota kukaan ei avaa.
Tietosuoja live-ohjelmassa on pohjimmiltaan kunnioitusta: yleisö luottaa siihen, että kysymys ei johda mihinkään, mitä lähettäjä ei odottanut. Kun lista on käyty läpi ennen tapahtumaa, moderaattori voi keskittyä kysymysten sisältöön ja juontaja ohjelman kulkuun. Kurssilla harjoittelemme nämä päätökset käytännössä, oikeilla lomakkeilla ja vihjelistoilla, jotta ne sujuvat myös kiireessä.
