Kysymysten kerääminen livenä: yleisimmät virheet ja niiden välttäminen
Yleisökysymysten keräämisessä sudenkuopat toistuvat tapahtumasta toiseen. Käyn läpi tavallisimmat virheet kanavavalinnasta tietojen keräämiseen ja kerron, miten ne vältetään jo suunnitteluvaiheessa.
Liian monta kanavaa yhtä aikaa
Yleisin virhe, jonka olen nähnyt, on kanavien kasaaminen. Tuottaja avaa lomakkeen, tekstiviestinumeron, sähköpostiosoitteen ja vielä paperilaput ovelle, koska kaikki kuulostaa hyvältä. Lopputulos on, että moderaattori selaa neljää virtaa samaan aikaan, osa kysymyksistä kaksoiskirjautuu ja osa jää kokonaan huomaamatta.
Kun aloitat suunnittelun, valitse yksi pääkanava ja korkeintaan yksi varakanava. Pääkanavan pitää toimia yleisön omalla puhelimella ilman asennuksia ja ilman kirjautumista. Varakanava on tarkoitettu niille, joille pääkanava ei sovi, esimerkiksi paperilappu infopisteellä, josta avustaja tuo kysymykset moderaattorille.
Mieti myös, kuka kanavia seuraa. Jokainen lisäkanava vaatii ihmisen, joka lukee sitä koko ohjelman ajan. Jos henkilöitä on kaksi, kaksi kanavaa riittää. Kanavien määrän pitää siis aina vastata moderaattoritiimin kokoa, ei toiveita siitä, miten monella tavalla yleisö voisi osallistua.
Lomake kysyy enemmän kuin tarvitsee
Toinen toistuva virhe on lomake, joka pyytää nimen, sähköpostin, puhelinnumeron ja kaupungin, vaikka ohjelmassa luetaan vain kysymys. Jokainen ylimääräinen kenttä on henkilötieto, joka pitää suojata, säilyttää kohtuullisen ajan ja poistaa. Kun et tarvitse tietoa, sinun ei kannata kerätä sitä.
Aloita kysymällä itseltäsi, mitä ohjelmassa oikeasti tehdään tiedolla. Jos kysymys luetaan nimettömänä, riittää yksi tekstikenttä. Jos haluat kutsua kysyjän nimeltä, nimikenttä on perusteltu, mutta sen pitää olla vapaaehtoinen ja merkitty selvästi esimerkiksi tekstillä, että nimi näytetään ruudulla vain luvallasi.
Kirjoita lomakkeen alle yksi lyhyt lause siitä, mihin tietoja käytetään ja milloin ne poistetaan. Yleisö luottaa lomakkeeseen enemmän, kun se sanoo suoraan, mitä tapahtuu viestille. Tietosuojaa ei tarvitse selittää pitkästi, mutta sen puuttuminen näkyy ihmisten varovaisuutena ja huonompina kysymyksinä.
Ohjeet jäävät yleisölle näkymättömiin
Kanava voi olla tekninen onnistuminen ja silti tuottaa huonoja kysymyksiä, jos kukaan ei kerro, mitä sinne kannattaa kirjoittaa. Tyhjä kenttä ilman ohjetta saa yleisön lähettämään mitä tahansa: huutoja, vitsejä, mainoksia ja pitkiä esitelmiä, jotka eivät mahdu yhteen vastaukseen.
Anna kanavan yhteyteen kaksi tai kolme lyhyttä ohjetta. Kerro, että kysymys saa olla enintään parin lauseen mittainen, että ohjelma kattaa vain tietyn aiheen ja että kaikkia viestejä ei ehditä lukea ääneen. Jälkimmäinen on tärkeä, koska se vähentää pettymystä niiltä, joiden kysymys ei tule valituksi.
Muista kertoa ohjeet myös suullisesti. Juontajan kahden lauseen maininta lavalta ennen kysymysjakson alkua toimii paremmin kuin pienellä tekstillä ruudun alareunassa. Yhdistä sama sanamuoto kirjalliseen ohjeeseen, jotta viesti pysyy samana kaikissa paikoissa, ja moderaattori voi viitata siihen, jos viestejä pitää karsia.
Ei testattu ennen ohjelmaa
Vaikka kanava olisi suunniteltu hyvin, se voi pettää käytännössä. Lomake ei aukea tietyllä puhelimella, kysymykset saapuvat moderaattorille viiveellä tai tilan verkko on ruuhkainen, kun salissa on kaksisataa ihmistä samaan aikaan. Nämä asiat selviävät vain kokeilemalla.
Varaa ennen tapahtumaa vartti, jolloin lähetät oikeassa tilassa muutaman koekysymyksen eri puhelimilla ja katsot, milloin ne ilmestyvät moderaattorin näkymään. Kokeile myös niin, että yksi kysymys sisältää ääkkösiä ja erikoismerkkejä, koska ne hajottavat toisinaan huonosti tehtyjä lomakkeita.
Mieti etukäteen, mitä teet, jos kanava kaatuu kesken ohjelman. Sovi moderaattorin ja juontajan kanssa yksi varasuunnitelma, esimerkiksi avustajat keräävät paperilappuja katsomosta. Kun varasuunnitelma on sovittu ennen ohjelmaa, katkos on pieni hankaluus eikä hätätilanne, ja ohjelma jatkuu ilman, että yleisö huomaa mitään.
Kysymykset säilyvät tapahtuman jälkeen liian pitkään
Kun ohjelma on ohi, innostus kerätä pois laantuu ja kysymysvirta jää palvelimelle tai sähköpostiin. Siellä se on kuukausia tai vuosia, vaikka kukaan ei enää tarvitse sitä. Jokainen vanha viesti, jossa on nimi tai yhteystieto, on turha vastuu.
Päätä jo suunnitteluvaiheessa, milloin aineisto poistetaan. Usein riittää, että kysymykset käydään läpi ohjelman jälkeisinä päivinä, mahdolliset hyödylliset aiheet kirjataan ylös ilman tunnistetietoja ja loput poistetaan. Kirjoita päivämäärä tuotantosuunnitelmaan, jotta joku tietää, kenen vastuulla poisto on.
Jos haluat käyttää kysymystä myöhemmin esimerkiksi julkaisussa tai somessa, kysy kysyjältä lupa erikseen. Aiempi suostumus ruudulla näyttämiseen ei kata uutta käyttöä. Tämä on yksinkertainen sääntö, joka säästää monelta kiusalliselta jälkikäteiseltä pyynnöltä poistaa tunnistettava kysymys.
Kysymysten keräämisen virheet ovat lähes aina suunnitteluvirheitä, eivät teknisiä vikoja. Valitse harvat kanavat, kysy vain tarpeellinen, anna selkeät ohjeet, testaa ennen ohjelmaa ja poista aineisto sovittuna päivänä. Näillä viidellä askeleella moderaattorin työ helpottuu ja yleisö osallistuu mielellään, koska tietää, mitä sen viestille tapahtuu.
