Näin keräät yleisökysymykset keräämättä turhia henkilötietoja
Käytännön opas siihen, mitä tietoja yleisökysymyksen yhteydessä todella tarvitaan ja miten pyydät luvan ennen kuin tunnistettava kysymys nostetaan lavan näytölle.
Aloita kysymyksestä: mitä tietoa oikeasti tarvitset
Kun suunnittelet kysymyslomaketta, lähtökohta on yksinkertainen: kysy vain se, mitä ohjelman kulku vaatii. Useimmiten se on itse kysymys. Nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero tulevat mukaan lomakkeelle usein tottumuksesta, vaikka kukaan ei myöhemmin käytä niitä mihinkään.
Käy lomakkeen jokainen kenttä läpi ja kysy itseltäsi, kuka sitä käyttää ja milloin. Jos vastaus on epämääräinen, kenttä jää pois. Nimi on tarpeen vain silloin, kun juontaja haluaa puhutella kysyjää tai kun kysyjä itse haluaa tulla tunnistetuksi.
Hyvä käytäntö on tehdä anonyymi kysyminen oletukseksi. Kysyjä voi halutessaan lisätä etunimensä, mutta mikään ei edellytä sitä. Tämä vähentää kerättävän tiedon määrää ja madaltaa samalla kynnystä esittää kysymys, koska kukaan ei joudu pohtimaan, mitä hänestä jää talteen.
Kirjoita ylös, mihin tarkoitukseen kukin kerätty tieto on. Muistiinpano voi olla muutaman rivin mittainen. Se auttaa sekä sinua että moderaattoreita pysymään samalla linjalla ja helpottaa vastaamista, jos joku myöhemmin kysyy, miksi tietoa kerättiin.
Valitse kanava, joka ei kerää ylimääräistä
Kysymyskanavan valinta vaikuttaa siihen, mitä tietoa sivutuotteena syntyy. Paperilaput ja koodilla avattava lyhyt lomake keräävät yleensä vähemmän kuin kanava, joka vaatii kirjautumisen tai näyttää kysyjän profiilin. Mieti, mitä kanava tallentaa, vaikka et sitä itse pyytäisi.
Jos käytät ulkopuolista lomakepalvelua, tarkista, tallentaako se esimerkiksi laitetiedot tai IP-osoitteet, ja kuka niihin pääsee käsiksi. Sinun ei tarvitse ymmärtää kaikkea teknistä, mutta sinun pitää pystyä kertomaan yleisölle, mitä heidän lähettämälleen viestille tapahtuu.
Kerro kysymyskanavan yhteydessä lyhyesti, kuka kysymyksiä lukee, kuinka kauan ne säilytetään ja milloin ne poistetaan. Kaksi kolme virkettä lomakkeen alla riittää. Pitkä tietosuojateksti jää lukematta, mutta selkeä lyhyt maininta luetaan.
Sovi myös, kuka tapahtumassa vastaa kanavasta. Kun yksi ihminen tietää, mihin kysymykset päätyvät ja kuka niitä näkee, vastuu ei hukkaudu moderaattoreiden ja tuotannon väliin.
Pyydä lupa ennen kuin tunnistettava kysymys näytetään
Kysymys on tunnistettava, kun siitä näkyy nimi tai kun sisältö paljastaa kysyjän, esimerkiksi maininnalla työpaikasta tai paikasta salissa. Tällaisen kysymyksen nostaminen näytölle tai ääneen luettavaksi vaatii kysyjän luvan, vaikka hän on itse lähettänyt sen.
Luvan pyytäminen ei tarvitse olla raskas toimenpide. Lomakkeelle riittää valintaruutu, jossa kysyjä sallii kysymyksen näyttämisen nimellä tai ilman nimeä. Oletuksena ruutu on tyhjä, jolloin kysymys näytetään vain ilman tunnistetietoja.
Jos kysymys on tullut kanavaa pitkin ilman lupaa ja moderaattori haluaa käyttää sitä tunnistettavana, kysyjälle voi lähettää nopean vahvistuspyynnön, kun yhteystieto on vapaaehtoisesti annettu. Muussa tapauksessa kysymys muotoillaan yleisemmäksi ja nimi jätetään pois.
Kirjaa lupa sellaisessa muodossa, että moderaattori näkee sen heti kysymyksen vierestä. Jos lupa on piilossa toisessa taulukossa, se unohtuu live-tilanteessa. Yksi sarake ja kaksi arvoa, lupa tai ei lupaa, on riittävä.
Moderaattorin työnkulku henkilötietojen kannalta
Moderaattori on käytännössä tietosuojan viimeinen portti ennen yleisöä. Kun kysymys saapuu, hän tarkistaa kolme asiaa: onko kysymys asiallinen, sisältääkö se muiden henkilötietoja ja onko lupa näyttää se tunnistettavana. Näiden kolmen tarkistus vie muutaman sekunnin, kun lista on hyvin suunniteltu.
Usein kysymys sisältää sivullisen nimen tai arkaluonteisen yksityiskohdan, jota kysyjä ei ole tullut ajatelleeksi. Moderaattori voi muotoilla kysymyksen uudelleen ilman näitä tietoja ja merkitä muutoksen listaan, jotta juontaja tietää, että teksti poikkeaa alkuperäisestä.
Sovi etukäteen, mitä moderaattori tekee epäselvässä tilanteessa. Hyvä sääntö on, että epäselvä kysymys jätetään pois tai yleistetään, eikä sitä nosteta näytölle arvauksen varassa. Kysymysten puute ei pilaa ohjelmaa, mutta väärin näytetty henkilötieto voi pilata kysyjän illan.
Käy moderaattoreiden kanssa läpi muutama esimerkkikysymys ennen tapahtumaa. Harjoitus ei vaadi paljoa aikaa, ja se tasoittaa linjaa tilanteessa, jossa kaksi moderaattoria muuten tulkitsisi samaa kysymystä eri tavoin.
Säilytys ja poistaminen tapahtuman jälkeen
Tapahtuman päätyttyä kerätty aineisto muuttuu käyttötarkoitukseltaan. Kysymyksiä ei enää tarvita ohjelman kulkuun, joten ne pitää joko poistaa tai anonymisoida. Päätä jo suunnitteluvaiheessa, mihin ajankohtaan mennessä tämä tehdään, ja kirjoita se ylös.
Jos haluat säilyttää kysymykset esimerkiksi seuraavan tapahtuman suunnittelua varten, poista ensin nimet ja yhteystiedot. Pelkät kysymykset ilman kysyjää kertovat yleisön kiinnostuksen kohteista riittävän hyvin, eikä niistä voi päätellä, kuka ne kirjoitti.
Pidä huolta myös tapahtuman aikana syntyneistä sivutuotteista, kuten näyttökuvista, moderaattorin muistiinpanoista ja tulosteista. Ne unohtuvat helposti, mutta niissä voi olla nimiä ja kysymyksiä, jotka eivät ole enää tarpeen. Yhteinen siivous heti tapahtuman jälkeen on tehokkaampi kuin myöhempi muistaminen.
Jos kysyjä pyytää kysymyksensä poistamista tapahtuman jälkeen, tee se viipymättä ja vahvista asia hänelle. Käytännössä tämä onnistuu vain, jos tiedät, missä kysymys sijaitsee, joten hyvä dokumentointi ja pieni määrä tallennuspaikkoja helpottavat työtä.
Yksinkertainen tarkistuslista tapahtumaa varten
Kokoa edellä kuvatut asiat yhdelle sivulle, jonka moderaattorit ja tuotanto voivat käydä läpi ennen ovien avautumista. Lista on tarkoituksella lyhyt: pitkä ohje jää lukematta, kun aika on kortilla ja ohjelman aloitus lähestyy.
Ensimmäinen kohta on kanava: mitä se kerää ja kuka sitä hallitsee. Toinen on lomakkeen kentät: onko jokaiselle perustelu. Kolmas on lupa: näkyykö se kysymyksen vieressä. Neljäs on poisto: milloin aineisto siivotaan ja kuka siitä vastaa.
Käy lista läpi yhdessä moderaattoreiden ja juontajan kanssa muutama minuutti ennen ohjelmaa. Tämä ei ole muodollisuus, vaan tilaisuus huomata puutteet silloin, kun ne vielä voi korjata. Usein tässä vaiheessa selviää esimerkiksi, ettei kukaan ole sopinut poistosta.
Kun lista on käytössä kerran, sen parantaminen on helppoa. Kirjaa tapahtuman jälkeen, mikä kohta jäi epäselväksi, ja korjaa ohje seuraavaa kertaa varten. Näin käytäntö kehittyy tapahtuma tapahtumalta ilman suuria uudistuksia.
Tietosuoja live-ohjelmassa ei ole erillinen hallinnollinen urakka vaan osa hyvää moderointia. Kerää vain se, mitä tarvitset, tee anonyymi kysyminen helpoksi, pyydä lupa ennen tunnistettavaa näyttämistä ja siivoa aineisto tapahtuman jälkeen. Kun nämä neljä asiaa on sovittu etukäteen, moderaattorit voivat keskittyä kysymysten sisältöön ja yleisö voi luottaa siihen, että heidän viestinsä kohdellaan asiallisesti.
