Näin yleisökysymysten keräys rakennetaan käytännössä, vaihe vaiheelta
Kulissien takaa: miten kysymyskanavat suunnitellaan, mitä lomakkeelta kysytään ja mitä jätetään kysymättä, kun yleisön ääni halutaan mukaan live-ohjelmaan.
Aloitetaan ohjelmasta, ei lomakkeesta
Kun joku pyytää minua auttamaan kysymysten keräämisessä, en avaa ensin lomaketyökalua vaan ohjelmarunkoa. Kysyn, kuinka pitkä ohjelma on, missä kohdissa yleisö pääsee ääneen ja kuinka monta kysymystä lavalla ehditään oikeasti käsitellä. Vastaus ratkaisee melkein kaiken muun: jos aikaa on kymmenen minuuttia ja ehtii viisi kysymystä, kolmensadan kysymyksen kerääminen on työtä, jota kukaan ei ehdi hyödyntää.
Tämä on kurssin ensimmäinen oppitunti ja samalla se, jonka osallistujat tuntuvat unohtavan nopeimmin. Moni haluaa heti päättää, tuleeko kysymykset viivakoodin kautta, tekstiviestillä vai paperilapuilla. Kanava on kuitenkin vasta seuraus siitä, mitä ohjelma tarvitsee.
Käytännössä pyydän osallistujaa kirjoittamaan yhden lauseen: kuka kysymyksiä käyttää, milloin ja mihin tarkoitukseen. Sen jälkeen kanavan valinta on yleensä helppo, ja turhaa työtä jää tekemättä.
Kanavan valinta yleisön ehdoilla
Yleisö ei ole yhtenäinen joukko. Konsertissa ihmiset seisovat, puhelin kädessä ja katse lavalla, kun taas paneelikeskustelussa istutaan ja ehditään kirjoittaa pidempi viesti. Siksi kanavan pitää sopia tilanteeseen. Lyhyt verkkolomake toimii, kun yleisö istuu, ja paperilappu ovella toimii niille, jotka eivät halua käyttää puhelinta lainkaan.
Suosittelen aina vähintään kahta tapaa osallistua, jotta kukaan ei jää ulos pelkästään laitteen tai taitojen vuoksi. Toinen kanava voi olla yksinkertainen: lappu ja laatikko tai moderaattori, joka kiertää salissa. Kaikkea ei tarvitse rakentaa itse, mutta jokaisen kanavan pitää olla joku, jolla on vastuu sen tyhjentämisestä.
Merkitse kanavan osoite tai viivakoodi näkyviin jo ennen ohjelman alkua, ei vasta sillä hetkellä kun kysymyksiä tarvitaan. Ihmiset miettivät kysymyksensä rauhassa, ja laadukkaampia kysymyksiä tulee silloin, kun niille on annettu aikaa.
Lomakkeen kentät: kysy vain se, mitä käytät
Tietosuojaopettajana katson lomakkeita eri silmin kuin tuottaja. Tuottajalle jokainen lisäkenttä on mahdollisuus tietää enemmän, minulle se on velvoite perustella, miksi tieto kerätään. Peruslomakkeessa tarvitaan käytännössä yksi kenttä: kysymys. Etunimi on vapaaehtoinen ja vain jos moderaattori aikoo lukea sen ääneen.
Sähköpostiosoitetta kysytään usein varmuuden vuoksi, esimerkiksi jatkokysymyksiä varten. Jos ohjelmassa ei ole jatkokysymysten vaihetta, osoitetta ei tarvita, eikä sitä pidä pyytää. Sama koskee puhelinnumeroa, kaupunkia ja ikää. Kun tieto on kerätty, se on myös säilytettävä, suojattava ja lopulta poistettava, ja jokainen kenttä lisää tätä työtä.
Kokeile tätä testiä: katso lomaketta ja kysy jokaisesta kentästä, mitä ohjelmassa tapahtuu, jos kenttä jätetään pois. Jos vastaus on ei mitään, kenttä lähtee. Lomakkeet kevenevät usein puoleen, ja vastausmäärä kasvaa, koska täyttäminen on nopeampaa.
Lupa ennen kuin kysymys näytetään
Moni kysymys on lähetetty yksityisesti, mutta moderaattori haluaa näyttää sen valkokankaalla. Siinä välissä on kohta, jossa lupa kannattaa kysyä. Jos kysymys on nimetön ja sen sisältö ei paljasta kysyjää, erillistä lupaa ei yleensä tarvita. Jos mukana on nimi, työpaikka tai muu tunnistettava tieto, lupa on pyydettävä ennen näyttämistä.
Helpoin tapa on liittää lomakkeeseen yksi valintaruutu: saako kysymyksen näyttää nimellä vai nimettömänä. Oletusarvo on nimetön. Näin lupa on kirjattu samaan paikkaan kuin kysymys, eikä moderaattorin tarvitse arvailla lavan reunalla.
Jos lupa puuttuu, kysymys luetaan ilman nimeä tai jätetään pois. Tämä ei ole rangaistus kysyjälle vaan tapa osoittaa, että yleisön luottamusta pidetään arvossa. Kokemukseni mukaan juuri se saa ihmiset lähettämään rehellisempiä kysymyksiä.
Mitä kulissien takana tapahtuu keräyksen aikana
Ohjelman aikana keräys ei ole passiivista. Joku seuraa saapuvia kysymyksiä, poistaa selvät kaksoiskappaleet ja merkitsee ne, joissa on henkilötietoja tai asiatonta sisältöä. Tämä on usein sama henkilö kuin moderaattori, mutta suuremmissa tapahtumissa kannattaa erottaa kerääjä ja valitsija, jotta valitsijan ei tarvitse käydä läpi raakamateriaalia.
Hyvä käytäntö on pitää yksi yhteinen taulukko tai lista, johon kysymykset kootaan aiheittain. Aiheryhmittely säästää aikaa, kun juontaja kysyy lavalla, onko yleisöltä tullut jotain tästä aiheesta. Vastaus on silloin saatavilla sekunneissa.
Älä unohda sulkemishetkeä. Päätä etukäteen, milloin kanava suljetaan, ja kerro se yleisölle. Avoimeksi jäänyt kanava tuottaa kysymyksiä, joita ei enää voi käyttää, ja ihmiset pettyvät, kun heidän viestinsä jää lukematta.
Keräyksen jälkeen: säilytys ja poistaminen
Kun ohjelma on ohi, kysymysten tarve loppuu, mutta aineisto on yhä olemassa. Tässä kohtaa moni tapahtumajärjestäjä unohtaa vastuunsa. Päätä jo ennen ohjelmaa, kuinka kauan aineistoa säilytetään ja kuka sen poistaa. Usein riittää, että poisto tehdään lyhyen ajan kuluessa ohjelman jälkeen.
Jos haluat käyttää kysymyksiä jälkikäteen, esimerkiksi yhteenvedossa tai seuraavan tapahtuman suunnittelussa, käytä niitä nimettömänä ja ilman muita tunnistetietoja. Kirjaa muistiin, mitä poistit ja milloin, jotta voit tarvittaessa vastata kysyjälle.
Tämä viimeinen vaihe tuntuu pieneltä, mutta se kuuluu samaan työnkulkuun kuin kaikki muu. Kun yleisö näkee, että tiedot on kerätty vähän ja poistettu ajallaan, seuraavassa tapahtumassa kysymyksiä tulee mieluusti taas.
Kysymysten kerääminen alkaa ohjelman tarpeesta, ei työkalusta. Valitse kanavat yleisön mukaan, pidä lomake lyhyenä, kysy lupa ennen kuin näytät tunnistettavaa sisältöä ja poista aineisto sovittuna aikana. Näillä askelilla yleisö saa äänensä kuuluviin, ja sinä tiedät, mitä keräät ja miksi. Syksyn tapahtumiin ehtii vielä hyvin rakentaa tämän työnkulun.
