Mistä kysymysten keräämisen hinta muodostuu live-ohjelmassa
Yleisökysymysten keräämisen kulut eivät synny työkalusta vaan suunnittelusta, moderaattoreiden määrästä ja siitä, kuinka paljon tietoa kerätään. Käyn läpi, mihin raha oikeasti kuluu.
Hinta alkaa kysymyksestä, ei työkalusta
Kun tuottajat kysyvät minulta, paljonko yleisökysymysten kerääminen maksaa, he odottavat yleensä lukua jostakin palvelusta. Käytännössä suurin osa kustannuksesta syntyy ihmistyöstä ja suunnittelusta, ei ohjelmistosta. Yksinkertainen lomake tai paperilappu voi toimia hyvin pienessä tilaisuudessa, ja se maksaa lähes ei mitään. Kallista on se, jos kysymyksiä tulee kolme sataa ja kukaan ei ole etukäteen sopinut, kuka ne lukee.
Siksi aloitan aina kolmesta peruskysymyksestä. Kuinka monta ihmistä yleisössä on, kuinka pitkä ohjelma on ja kuinka monta kysymystä ohjelmaan oikeasti mahtuu. Jos ohjelmassa on tilaa kymmenelle kysymykselle, kolmenkymmenen minuutin keräysikkuna ja yksi moderaattori riittävät usein. Jos tilaa on vähemmän kuin kysymyksiä, tarvitset seulontaa, ja seulonta vie aikaa.
Nämä kolme lukua ratkaisevat, millaisen kanavan kannattaa rakentaa. Kurssilla käymme tämän läpi omalla esimerkkiohjelmalla, jotta jokainen osallistuja näkee, miten yleisön koko muuttaa koko työnkulun mitoituksen.
Kanavan valinta vaikuttaa työmäärään
Yleisö voi lähettää kysymyksiä lomakkeella, viestipalvelun kautta, paperikorttiin kirjoitettuna tai suoraan moderaattorille. Jokaisella tavalla on oma hintansa, ja se maksetaan harvoin rahana. Paperikortit vaativat keräilijöitä salissa ja jonkun, joka lukee käsialoja. Verkkolomake vaatii tekstin siivousta ja päällekkäisten kysymysten yhdistämistä.
Mitä useampi kanava on auki yhtä aikaa, sitä enemmän kysymyksiä pitää yhdistää yhteen jonoon. Olen nähnyt tapahtumia, joissa kolme kanavaa tuotti yhden moderaattorin ylikuormituksen ennen kuin ohjelma oli edes alkanut. Kaksi kanavaa hallitaan yleensä hyvin, kolme vaatii jo toisen henkilön.
Kannattaa siis kysyä, tarvitaanko jokaista kanavaa. Yleisö ei hyödy vaihtoehdoista, jos kysymysten laatu ei parane. Yksi selkeä, hyvin ohjeistettu kanava tuottaa usein parempia kysymyksiä kuin neljä sekavaa.
Mitä enemmän tietoa kerätään, sitä enemmän se maksaa
Kysymyslomakkeen jokainen lisäkenttä lisää kustannusta. Nimi, sähköposti, istumapaikka ja ikä näyttävät harmittomilta, mutta ne täytyy säilyttää, suojata ja myöhemmin poistaa. Juha Lehtonen painottaa tietosuojamoduulissa, että kerättävä tieto on perusteltava ennen kuin kenttä lisätään lomakkeeseen.
Kun kerätään vain kysymys ja valinnainen etunimi, tietosuojaan liittyvä työ pysyy pienenä. Kun kerätään täydet yhteystiedot, tarvitaan selosteet, säilytysajat ja poistamisen käytäntö. Se on tuntien työtä, joka on laskettava budjettiin, vaikka kukaan ei sitä ensimmäisenä muista.
Ohjeeni on yksinkertainen: kerää vain se, mitä ohjelman kulku oikeasti tarvitsee. Jos et aio vastata yleisön jäsenelle jälkikäteen, et tarvitse hänen sähköpostiosoitettaan. Pienempi tietomäärä on halvempi, turvallisempi ja yleisölle mukavampi.
Moderaattorin aika on suurin yksittäinen erä
Kysymysten lukeminen, ryhmittely ja valinta vievät enemmän aikaa kuin useimmat odottavat. Hyvä nyrkkisääntö on, että yksi moderaattori pystyy seuraamaan rauhallisesti yhtä kanavaa ja valitsemaan kysymyksiä ohjelman kulkuun. Kun kysymysvirta kasvaa, tarvitaan toinen henkilö, joka seuloo, ja ensimmäinen, joka valitsee.
Tämä näkyy suoraan tuntimäärinä. Pieni paneeli vaatii ehkä pari tuntia valmistelua ja ohjelman keston verran läsnäoloa. Festivaalilava, jossa kysymyksiä käsitellään useita päiviä, vaatii vuorojärjestelmän ja perehdytyksen. Perehdytys itsessään on kustannus, jota ei kannata ohittaa.
Kurssilla suosittelen laskemaan moderoinnin tunteina eikä euroina. Kun tuntimäärä on selvä, hinta määräytyy omilla ehdoillasi. Ja jos tunnit eivät riitä, on parempi supistaa kanavia tai kysymysten määrää kuin jättää moderaattori yksin virran kanssa.
Mihin voi säästää ja mihin ei
Säästää voi monimutkaisuudessa. Yksinkertainen kysymyslomake, selkeä ohje yleisölle ja ennalta sovittu vastuunjako ovat edullisia ja toimivia. Älä osta ominaisuuksia, joita et käytä: reaaliaikaiset äänestykset, tilastopaneelit ja automaattiset luokittelut ovat harvoin tarpeen pienessä ohjelmassa.
Säästämättä kannattaa jättää kolme asiaa. Ensimmäinen on harjoitus ennen tapahtumaa, koska yksi kuiva ajo löytää useimmat ongelmat. Toinen on selkeät osallistumisohjeet, jotka vähentävät asiattomia viestejä. Kolmas on lupa ennen tunnistettavien kysymysten näyttämistä, koska sen puute voi pilata tapahtuman maineen.
Nämä kolme eivät ole kalliita, mutta niiden unohtaminen tulee kalliiksi. Olen nähnyt tapahtuman, jossa yksi nimellä näytetty kysymys vei puolet jälkipuinnista, koska lupaa ei ollut kysytty. Suunnittelu maksaa vähän, korjaaminen enemmän.
Näin lasket oman ohjelmasi kustannukset
Aloita ohjelman kestosta ja kysymyspaikkojen määrästä. Arvioi sen jälkeen, kuinka monta kysymystä yleisö todennäköisesti lähettää: pienessä tilaisuudessa noin yksi kysymys kymmentä osallistujaa kohti on realistinen lähtöarvio, mutta oma kokemuksesi tarkentaa sitä.
Laske seuraavaksi moderaattoreiden tunnit: valmistelu, ohjelman aikainen työ ja purku. Lisää perehdytys, jos moderaattori on uusi. Lopuksi lisää kanavan mahdolliset kulut, joita on harvoin paljon, ja tietosuojaan kuluva aika.
Kun summa on valmis, tarkista se vastaan ohjelman arvo. Jos kustannus tuntuu suurelta, vähennä kanavia tai kysymysten määrää. Tavoite on, että yleisö saa äänensä kuuluviin ja ohjelma pysyy hallinnassa, ei että kerätään mahdollisimman paljon.
Kysymysten keräämisen hinta ei ole yksi luku vaan joukko valintoja: kuinka monta kanavaa, kuinka paljon tietoa ja kuinka monta moderaattoria. Kun nämä on mitoitettu ohjelman todelliseen tarpeeseen, kustannus pysyy kurissa ja yleisö saa hyvän kokemuksen. Aloita pienestä, harjoittele ja lisää vasta, kun tarve on näkynyt oikeassa tilaisuudessa.
